Tanda tangan email adalah bagian penting dari bisnismu. Tanda tangan email yang baik dapat digunakan untuk menampilkan Merk-mu dan membuat kesan abadi pada pembaca. Ini juga merupakan cara yang bagus untuk terhubung dengan pelanggan dan calon klien pada tingkat pribadi.

Personal Branding

Tidak dapat disangkal bahwa perusahaanmu memiliki citra. Merk-mu adalah apa yang orang pikirkan ketika mereka mendengar nama dan logomu. Sebagai pemilik bisnis, Sobat ingin memastikan bahwa suara setiap karyawan terdengar dalam percakapan ini. Tanda tangan email profesional dapat membantu dalam hal ini—ini memberikan lebih banyak wawasan tentang siapa kamu sebagai pribadi dan bagaimana menampilkan diri kepada dunia.

Tanda tangan email sobat berfungsi sebagai cap persetujuan pada setiap email yang dikirim melalui nama domain perusahaan. Ini adalah cara yang bagus bagi penerima di luar perusahaan untuk merasa diterima seperti mereka adalah bagian dari sesuatu yang lebih besar dari diri mereka sendiri dan memiliki akses ke semua sumber daya yang mereka miliki (dengan kata lain: itu membuat mereka merasa seperti orang dalam).

Tanda tangan email memperjelas anggota tim mana yang merupakan peserta aktif dalam budaya perusahaan—bukan hanya drone yang duduk di belakang meja sepanjang hari tanpa berpikir panjang memproses pesanan data dari pelanggan atau klien atau siapa pun yang mungkin menghubungi kami melalui email!

Selain itu, pembuat tanda tangan email dapat membantu memastikan bahwa email ditandai dengan jelas sebagai dikirim dari perusahaan, bukan hanya dari satu orang. Sobat dapat membuat tanda tangan email dengan mudah. Ini penting karena berbagai alasan, salah satunya adalah fakta bahwa ini membantu menghindari kebingungan tentang siapa yang sebenarnya mengirim pesan.

Jika tidak ada cara untuk mengetahui siapa yang awalnya menulis email (terutama jika mereka membalas email mereka sendiri), mungkin sulit untuk mengetahui apakah Sobat harus memercayai isinya atau tidak—dan ini dapat menyebabkan segala macam masalah!

Kontak langsung

Memiliki bagian kontak pada tanda tangan email sobat penting karena memudahkan orang untuk menghubungimu.

Ada beberapa hal yang dapat sobat sertakan di bagian ini:

  • Nomor telepon dan/atau alamat email (keduanya membantu)
  • Nama, jika sesuai untuk bisnis sobat
  • Nama perusahaan, jika sesuai untuk bisnis sobat (jika sobat memiliki beberapa orang yang bekerja untuk perusahaan yang sama dan tidak yakin siapa yang harus muncul di sini, pertimbangkan untuk menyertakan semua nama mereka)
  • Tautan ke situs web atau akun media sosial perusahaan (jika relevan)

Bayangkan masa depan yang lebih baik dan berikan

Tanda tangan email yang baik seperti pengingat harian kepada diri sendiri bahwa kamu akan sukses. Ini dapat membantumu membayangkan masa depan yang lebih baik, dan juga akan membantumu mencapai tujuanmu.

Bayangkan jika sobat memiliki tanda tangan email yang mengatakan:

“Saya luar biasa dalam pekerjaan saya. Saya akan sangat produktif hari ini!”

Dan kemudian, untuk beberapa alasan, hari itu hujan dan kantor kosong kecuali satu orang lain yang tidak memperhatikan saat mereka mengetik sesuatu ke komputer mereka. Kalian berdua berada di ruangan yang sama tetapi tidak berinteraksi satu sama lain sama sekali—namun orang ini terus mengetik sambil menatap ke luar angkasa atau ke luar jendela…

Namun, pembuat tanda tangan email tidak hanya untuk tempat kerja. Sobat dapat menggunakannya untuk membuat akun media sosialmu memiliki khas tersendiri, atau bahkan membuat tanda tangan email untuk organisasi nirlaba atau amal yang sobat dukung.

Visual adalah kuncinya

Visual adalah kuncinya. Email sering kali di-skim, jadi sobat ingin memastikan emailmu menonjol. Jika sobat sedang merekrut, pertimbangkan untuk menggunakan foto diri atau tim sobat; jika sobat menutup penjualan, sertakan foto produk sobat; jika sobat mengiklankan acara atau penjualan, termasuk gambar tempat terjadinya; dan selalu gunakan gambar di akun media sosial sobat.

Menjaga profesionalisme

Inilah kesepakatannya: Sobat harus menggunakan alamat email bisnis sobat. Ini karena orang lebih cenderung menganggapmu serius jika menggunakan alamat email profesional, dan ini memudahkan mereka untuk menghubungi sobat (terutama jika mereka lupa namamu).

Berikut adalah beberapa ide:

  • Jika perusahaanmu memiliki domain dan meminta karyawan untuk menggunakannya sebagai alamat email utama mereka, gunakan domain itu!
  • Jika mereka tidak memiliki domain tetapi mengharuskan karyawan untuk menggunakan sesuatu selain "gmail", buatlah sesuatu yang sederhana dan mudah diingat seperti "contact@companyname." Lagi pula, tidak ada yang mengatakan profesionalisme seperti tidak bisa mengeja atau mengucapkan nama seseorang dengan benar.

Ini adalah dunia yang kompetitif

Ini adalah dunia yang kompetitif, dan resume-mu bersaing dengan ratusan lainnya. Sobat harus menonjol dari keramaian. Tanda tangan email yang dibuat dengan baik dapat menjadi alat yang efektif untuk memastikanmu melakukan hal itu. Bagian panduan kami ini akan memberikanmu contoh bagaimana melakukannya dengan benar, termasuk beberapa tips untuk menulis sendiri dengan efektif!

Kesempatan untuk menjadi luar biasa

Ketika sobat melihat tanda tangan email, apa yang sobat lihat? Apakah membosankan dan tidak bersemangat? Apakah itu berisi informasi yang tidak ada yang peduli atau bahkan relevan lagi bagi sobat? Mungkin fontnya terlalu kecil dan orang kesulitan membacanya. Jika salah satu dari ini benar, kami yakin kita semua setuju bahwa inilah saatnya untuk perubahan!

  • Jadilah kreatif: Gunakan kepribadianmu dalam tanda tanganmu dengan memasukkan lelucon orang dalam atau sesuatu yang unik tentang dirimu atau perusahaan. Ini bisa berupa sesuatu yang sederhana seperti memasukkan nama binatang jika sobat seorang pecinta anjing (misal, "Cakar" atau "Coco") atau bahkan mungkin fakta menarik tentang diri sobat (misal, "Saya suka anak kucing"). Idenya di sini adalah untuk menggunakan sesuatu yang akan menarik perhatian pembacamu sehingga mereka ingin terus membaca karena penasaran daripada hanya memikirkan semuanya dengan cepat sebelum melanjutkan aktivitas mereka
  • Jadilah relevan: Pastikan informasi apa pun yang masuk ke bagian ini masuk akal namun tetap akurat dan sesuai untuk semua orang yang menerima email dari sobat (yaitu, rekan kerja).

Jangan berlebihan menambahkan sesuatu hanya karena kedengarannya bagus, tetapi jangan memberikan kontribusi apa pun yang berharga untuk membangun kepercayaan di dalam diri mereka yang menerimanya! Penting tidak hanya apa yang masuk ke ruang ini tetapi juga berapa banyak ruang yang harus tersisa setelah semuanya ditulis.

Peluang iklan cepat

Tanda tangan bisa menjadi cara yang bagus untuk mengiklankan produk atau layanan baru. Jika sobat memiliki produk baru, penting untuk memberi tahu pelangganmu tentang hal itu. Sobat bahkan mungkin dapat menggunakan tanda tanganmu sebagai "ruang iklan" dan menyertakan label harga produkmu sehingga ketika seseorang mengunjungi situs webmu, mereka dapat langsung melihat berapa biayanya tanpa harus mengklik beberapa halaman terlebih dahulu.

Ini juga berarti bahwa sobat tidak harus terus-menerus mengirimkan email dengan tautan setiap kali seseorang membeli sesuatu darimu, karena mereka sudah diberi tahu tentang hal itu di kotak masuk email mereka!

Sobat mungkin juga ingin memasukkan dalam desain tanda tangan email informasi lain yang dapat bermanfaat bagi orang yang menerima email dari sobat secara teratur – seperti tautan yang memungkinkan mereka mengakses kode diskon untuk membeli barang dengan harga diskon (seperti Amazon Prime Day). Dengan cara ini orang selalu tahu di mana mereka dapat menemukan penawaran ini jika diperlukan!

Lampirkan file dengan mudah

Tanda tangan email adalah tempat di mana sobat dapat melampirkan file dengan mudah. Sobat dapat menautkan ke file apa pun, seperti PDF, dokumen Word, atau lembar Excel. Sobat dapat menambahkan tautan untuk video, akun media sosial, atau blog perusahaan. Sobat juga dapat menambahkan tautan untuk buletin dan arsip buletin dari perusahaan sobat.

Sebagai reminder pernyataan misi perusahaanmu.

Pernyataan misi perusahaan adalah cara singkat dan mudah untuk mengomunikasikan tujuan perusahaan sobat. Itu harus di tempat di mana semua orang di organisasi dapat melihatnya sehingga semua orang mengerti apa yang sedang mereka kerjakan.

Sobat juga dapat menggunakan tanda tangan email sebagai kesempatan untuk mengingatkan orang tentang pernyataan misi perusahaan sobat. Ini akan membantu memastikan bahwa semua karyawan sobat tetap fokus pada tujuan dan sasaran yang sama.

Tingkatkan prospek dan penjualan dengan ajakan bertindak.

Tanda tangan email adalah elemen penting dari kampanye pemasaran email sobat. Mereka dapat digunakan untuk meningkatkan kesadaran merek sobat dan menciptakan lebih banyak prospek, tetapi mereka juga dapat membantumu meningkatkan penjualan.

Tombol dan tautan ajakan bertindak (CTA) disertakan di area tanda tangan, bersama dengan informasi lain seperti informasi kontak, ikon media sosial, alamat situs web, dan apa pun yang akan berguna bagi orang yang membaca email sobat.

Saat menggunakan CTA dalam tanda tangan email:

  • Pastikan mereka mudah ditemukan dengan menempatkannya di bagian atas atau bawah kotak tanda tangan sehingga menonjol dari teks lain
  • Gunakan warna yang kontras sehingga menonjol dari sisa teks sobat

Akhir Kata

Kami harap artikel ini membantu sobat memahami pentingnya memiliki tanda tangan email. Manfaatnya jelas dan dapat dilihat dalam tindakan jika sobat menggunakannya dengan benar. Sangat mudah untuk melupakannya karena kita terbiasa mengirim email, tetapi mereka memiliki banyak kegunaan selain memberi tahu orang lain siapa kita dan apa yang kita lakukan. Sekian dan terima kasih.