Sebuah perusahaan dapat dikatakan sebagai perusahaan yang profesional jika mampu mengelola karyawannya, terutama perihal pengelolaan data karyawan. Penggunaan data karyawan dalam perusahaan sendiri menjadi sangat penting karena berkaitan dengan penggajian, penilaian kinerja, hingga rekapitulasi absensi. Oleh karena itu kami akan membahas mengenai tips mengelola data karyawan.

Namun, banyaknya data karyawan membuat kewalahan HRD. Tak jarang sering dijumpai berbagai kendala dalam pengelolaan karyawan terkait dengan data.

Berikut Tips Mengelola Data Karyawan

Lantas, bagaimana cara yang tepat untuk mengelola data karyawan? Untuk lebih jelasnya, simak penjelasan di bawah ini!

Memahami dan Menerapkan Penyimpanan Data Secara Etis

Data karyawan bersifat konfidensial dan rentan mengalami penyalahgunaan.  Perusahaan harus menjamin dan memahami ketentuan tersebut. Sebenarnya, perusahaan boleh memberikan data karyawan kepada pihak berwenang jika terdapat situasi genting yang mengharuskan. Di luar skenario itu, perusahaan tidak boleh memberikan data karyawan kepada siapa pun.

Mengimplementasi Software Data Karyawan

Menyimpan data karyawan menggunakan cara manual hanyalah memakan waktu lama. Coba bayangkan jika perusahaan Anda harus mengandalkan dokumen fisik yang bisa memenuhi meja dan lemari arsip, sungguh tidak efisien bukan? Menggunakan spreadsheet pun juga tidak begitu efektif karena setiap perubahan pada data sulit untuk dilacak.

Itulah sebabnya perusahaan dapat mengimplementasikan software data karyawan untuk pengelolaan data yang lebih baik. Disamping itu, software data karyawan juga didukung cloud based server yang dapat diakses secara online.Contohnya adalah LinovHR, software data karyawan yang sudah dipakai banyak perusahaan karena fiturnya yang mudah digunakan dan sistem keamanan yang ketat.

Mempersiapkan Manajemen Data

Implementasi software secanggih apapun percuma saja bila tak didukung manajemen data yang sistematis. Pihak perusahaan bisa menetapkan siapa yang mempunyai hak akses, siapa yang harus mengelola, bagaimana penentuan sistem keamanan, dan lain-lain.

Implementasi software data diikuti dengan manajemen data yang baik dapat mewujudkan pengelolaan data yang jauh lebih efektif, cepat, dan akurat daripada cara manual.

Menentukan Data yang Akan Dikelola

Sebuah software memiliki pengaturan untuk membantu menampilkan data apa saja yang akan muncul. Oleh karena ini, pihak perusahaan wajib memahami dan menentukan data karyawan apa saja yang akan disimpan dalam software. Penentuan data bisa disesuaikan dengan kebijakan dan kebutuhan tiap perusahaan. Umumnya, data karyawan yang akan disimpan antara lain nama karyawan, Nomor Induk Karyawan (NIK), tanggal lahir, jabatan, gaji, pendidikan, kompetensi, dan sebagainya.

Baca Juga :
1. Cara Melihat Spesifikasi Komputer
2. Software Penghemat Baterai Laptop Terbaik
3. Software Pengolah Kata Terbaik

Melatih & Mensosialisasikan Cara Pengelolaan Kepada Staff Terkait

Tidak semua karyawan akan bersinggungan langsung dalam pengelolaan data karyawan. Hanya staf terkait seperti HRD yang akan langsung mengelola data. Ada baiknya pihak perusahaan mengadakan pelatihan singkat untuk para staf HRD yang mengelola data karyawan agar mereka lebih cepat beradaptasi dalam menggunakan software.

Pengelolaan data yang efektif akan memudahkan pengelolaan karyawan dalam sebuah perusahaan. Jika perusahaan ingin meningkatkan kualitas pengelolaan karyawan,  perusahaan harus menerapkan sistem pengelolaan data yang efektif terlebih dahulu  dengan menggunakan software data karyawan.

Source: https://www.linovhr.com/7-tips-mengelola-data-karyawan-secara-efektif/