Cara Desain Chatbot Whatsapp untuk Komunikasi Bisnis Otomatis
Cara Desain Chatbot Whatsapp - Menggunakan Whatsapp Business adalah keputusan yang tepat untuk menjalankan bisnis. Selain karena fiturnya yang jauh lebih lengkap ketimbang Whatsapp personal, aplikasi versi ini juga akan membuat bisnismu terkesan lebih professional. Meski demikian, tentu saja, diperlukan usaha dan strategi yang baik agar akun Whatsapp Business yang kamu jalankan bisa mendukung bisnismu secara optimal.
Mengatur sebuah akun Whatsapp Business dapat dimulai dengan memasang foto profil yang keren, melengkapi informasi tentang nama dan alamat toko, serta memajang produk-produk di katalog. Selanjutnya, kamu juga bisa mempertimbangkan menginstall chatbot Whatsapp untuk kemudahan komunikasi dengan pelanggan.
Cara Desain Chatbot Whatsapp
Agar bot yang kamu jalankan bisa bekerja dengan optimal, cobalah ikuti cara berikut:
1. Tentukan Tujuan dan Audiens
Komunikasi seperti apakah tepatnya yang perlu kamu alihkan ke chatbot? Apakah itu seputar menjawab pertanyaan terkait spesifikasi produk? Atau, kamu perlu mesin otomatis untuk merespon keluhan pelanggan? Selanjutnya, siapa sajakah mayoritas pelangganmu ini?
Tujuan utama dan demografi audiens akan menentukan struktur percakapan seperti apa yang perlu disusun, bahasa dan intonasi seperti apa yang sebaiknya digunakan, serta berbagai aspek lainnya. Tanpa menentukan tujuan, proses penyusunan program chatbot akan cenderung berantakan, serta hasilnya tidak mangkus.
2. Susun Percakapan
Mendesain program percakapan dalam sebuah chatbot dimulai dengan menuliskan topik-topik apa saja yang perlu dimasukkan dalam sistem otomatis. Sebaiknya, fokuslah pada aspek-aspek yang sederhana, namun sering dipertanyakan. Dengan begitu, sistem bot akan lebih mangkus.
Selanjutnya, mulailah menyusun kerangka aliran percakapan. Setelah itu, barulah kamu mulai menuliskan naskah untuk setiap bagian percakapan. Tentunya, gaya bahasa dan intonasi harus kamu sesuaikan dengan jenis industri bisnis yang kamu jalankan serta karakteristik mayoritas pelangganmu. Misalnya, gunakan bahasa santai dan gaul untuk bisnis kuliner viral, serta gunakan bahasa formal yang sopan untuk jasa konsultasi karir.
3. Beri Opsi Transfer ke Agen
Jangan pernah meluncurkan sebuah chatbot dalam Whatsapp Business tanpa menyediakan opsi untuk berbincang langsung dengan agen Customer Service. Selain karena tidak semua masalah bisa dibereskan oleh bot, beberapa pelanggan juga sangat merasa tidak nyaman dengan sistem chatbot.
Opsi untuk transfer ke agen harus mudah diakses kapan saja. Agar praktis, aturlah sebuah kata trigger yang bisa diketik dan dikirim langsung pelanggan untuk mengalihkannya secara otomatis ke agen manusia. Tidak perlu berputar-putar dengan bot terlebih dahulu.
4. Uji Coba
Hindari terburu-buru dalam merilis chatbot untuk Whatsapp Business. Kalau sampai ada masalah, reputasi dan kelancaran operasional bisnismu akan terganggu. Sebaiknya, berlakukan dahulu periode uji coba, dan ajak sebanyak mungkin orang untuk ikut mengetesnya.
Uji coba bisa dilakukan dengan kamu bersikap sebagai pelanggan yang menanyakan berbagai hal layaknya orang biasa. Perhatikan apakah bot mampu merespon dengan cepat, apakah responnya relevan dengan pertanyaan, serta apakah jawabannya memang akurat dan membantu. Segeralah perbaiki jika menemukan masalah, sebelum tiba waktunya untuk kamu rilis ke ranah publik.
5. Update Secara Berkala
Sistem otomatis bukan berarti kamu tidak perlu mengurusnya lagi sama sekali untuk selamanya. Chatbot Whatsapp justru perlu kamu perhatikan secara rutin.
Hal se-sepele pengecekan berkala adalah untuk memastikan tidak ada error atau masalah lain yang terlewatkan. Seandainya ada masalah, bot pun bisa diperbaiki langsung sebelum menimbulkan masalah bisnis yang lebih serius.
Tidak terbatas pada pengecekan saja, kamu juga perlu memastikan bot memiliki informasi terkini tentang bisnis yang sedang kamu jalankan ini. Bukan hanya deskripsi produk-produk terbaru, tapi bot sebaiknya juga mendapat tambahan naskah percakapan secara rutin agar bisa menjawab lebih banyak pertanyaan pelanggan secara lebih sangkil.
Penutup
Menyusun sebuah program chatbot Whatsapp mungkin terdengar agak merepotkan, namun sepadan. Bayangkan betapa banyak energi dan waktu yang bisa kita hemat karena sebagian besar urusan pelanggan sudah tertangani secara otomatis? Apalagi, jaman sekarang, kamu tidak perlu memiliki keterampilan coding atau keahlian khusus untuk menyusun chatbot. Banyak platform chatbot yang sudah menyediakan visual builder agar siapapun bisa melakukannya!